Manutenção preventiva no condomínio: como montar o plano

Manutenção preventiva no condomínio é o conjunto de inspeções e serviços feitos em datas programadas, antes que os equipamentos e sistemas apresentem defeito. Para funcionar, ela precisa de um plano escrito: a lista do que existe no prédio, a periodicidade de cada serviço, quem executa, onde fica o registro e quanto vai custar no ano.

A diferença entre um condomínio que vive de emergência e um que tem tudo sob controle quase sempre está nesse plano. Manutenção preventiva custa menos que a corretiva, evita acidentes, preserva o fundo de reserva e valoriza o imóvel.

Por que a preventiva compensa

• Custa menos. Trocar uma peça desgastada é mais barato que consertar o equipamento depois que ele quebra.
• Evita transtornos. Elevador parado, falta d'água ou portão travado afetam todos os moradores.
• Reduz riscos. Instalações elétricas, sistemas de incêndio e fachadas mal conservadas podem causar acidentes graves.
• Protege o síndico. Conservar as partes comuns é uma das atribuições do cargo (CC, art. 1.348, V). Omissão pode gerar responsabilidade.
• Preserva o fundo de reserva, que deveria ser usado para imprevistos, e não para consertar o que poderia ter sido evitado. Veja como o fundo funciona em fundo de reserva do condomínio.

Normas técnicas de referência

A ABNT NBR 5674 trata da gestão da manutenção de edificações e é a principal referência técnica para montar o plano. Para prédios mais novos, o manual de uso, operação e manutenção entregue pela construtora, elaborado com base na ABNT NBR 14037, traz as periodicidades recomendadas para cada sistema. Se o seu condomínio tem esse manual, comece por ele.

Além das normas técnicas, existem exigências de órgãos públicos que variam conforme o estado e o município, como as do Corpo de Bombeiros e da vigilância sanitária. Confira as regras locais.

Passo a passo para montar o plano

1. Faça o inventário

Liste todos os sistemas e equipamentos do condomínio:

• elevadores;
• bombas de recalque, pressurização e drenagem;
• caixas d'água e cisternas;
• sistema de combate a incêndio: extintores, hidrantes, alarmes, iluminação de emergência;
• sistema de proteção contra descargas atmosféricas (para-raios);
• instalações elétricas e quadros de distribuição;
• gerador, se houver;
• portões automáticos, interfones e câmeras;
• piscina, academia e playground;
• telhado, calhas, fachada e impermeabilizações.

2. Defina a periodicidade

Para cada item, registre de quanto em quanto tempo ele precisa de inspeção ou serviço. Use o manual do prédio, as recomendações dos fabricantes e as exigências locais. Alguns exemplos de periodicidade comuns:

• elevadores: manutenção mensal, conforme o contrato com a empresa responsável;
• caixas d'água: limpeza periódica, em geral semestral, conforme a regra do município;
• extintores: inspeção periódica e recarga conforme a validade;
• bombas e portões: revisão conforme o fabricante e o uso;
• fachada e impermeabilização: inspeções periódicas por profissional habilitado.

3. Defina responsáveis

Para cada serviço, indique quem executa (zelador, empresa contratada, profissional habilitado) e quem confere. Serviços técnicos, como elétrica, elevadores e incêndio, devem ser feitos por empresas ou profissionais qualificados.

4. Monte o calendário

Distribua os serviços ao longo dos 12 meses. Isso evita concentrar custos num mês só e ajuda a lembrar das datas.

5. Registre cada execução

Para cada serviço feito, guarde: data, empresa, o que foi feito, peças trocadas, valor e a nota fiscal ou o relatório técnico. Esse histórico mostra o cuidado da gestão, ajuda a negociar com fornecedores e é útil na troca de síndico.

6. Inclua no orçamento

Com o calendário pronto, some os custos previstos e leve para a previsão orçamentária do ano. Obras maiores, como impermeabilização ou pintura de fachada, podem precisar de arrecadação própria, aprovada em assembleia.

Reformas nas unidades também importam

Reformas feitas pelos moradores podem afetar a estrutura e os sistemas comuns. A ABNT NBR 16280 trata da gestão de reformas em edificações e prevê que o responsável pela reforma apresente um plano ao condomínio antes de começar. Inclua no regimento as regras para reformas e oriente os moradores.

Comunique as manutenções

Manutenções que afetam a rotina, como a parada de um elevador ou a interrupção da água para limpeza da caixa, devem ser comunicadas com antecedência. Informe a data, o horário, o motivo e o que os moradores precisam fazer. Veja dicas de como escrever esses avisos em comunicação com moradores.

Erros comuns

• Manter só contratos de manutenção de elevador e esquecer o resto.
• Não guardar os relatórios técnicos, perdendo o histórico.
• Adiar manutenções para economizar, o que costuma sair mais caro depois.
• Deixar documentos de órgãos públicos vencerem, como os exigidos pelo Corpo de Bombeiros.
• Não planejar o custo no orçamento, o que leva a cotas extras de última hora.

A manutenção é uma das responsabilidades centrais do síndico. Veja as demais em funções do síndico.

Exemplo de planilha de controle

Um controle simples de manutenção pode ter estas colunas:

• Item: por exemplo, bomba de recalque 1.
• Serviço: revisão preventiva.
• Periodicidade: conforme o fabricante.
• Responsável: empresa contratada.
• Última execução: a data do último serviço.
• Próxima execução: a data prevista.
• Custo estimado: para entrar no orçamento.
• Comprovante: onde está guardado o relatório.

Revisado uma vez por mês, esse controle evita que serviços sejam esquecidos e que documentos vençam sem que ninguém perceba. Na troca de síndico, ele também é um dos documentos mais úteis para o sucessor, porque mostra em poucas linhas o estado de conservação do prédio e o que está programado para os próximos meses.

Como o Conduh ajuda

No Conduh, a manutenção preventiva fica registrada no sistema, para você acompanhar o que precisa ser feito e o que já foi executado. Os fornecedores ficam cadastrados, e cada serviço pago vira uma despesa com status, que gera o lançamento no extrato, organizado por categoria.

Os comunicados avisam os moradores sobre as manutenções programadas, e os documentos do condomínio, como laudos e contratos, podem ser guardados num só lugar. Para obras maiores, os projetos acompanham tudo da votação à entrega, com arrecadação separada do caixa operacional.