Fundo de reserva do condomínio: para que serve e como usar

O fundo de reserva do condomínio é uma poupança coletiva, formada por uma contribuição mensal dos condôminos, para cobrir despesas imprevistas ou urgentes sem precisar cobrar uma cota extra de última hora. O percentual e as regras de uso costumam estar definidos na convenção.

Na prática, o fundo é o colchão financeiro do prédio. Quando a bomba d'água queima, um vazamento exige reparo imediato ou um portão quebra, é ele que garante a solução rápida. Mas, para cumprir esse papel, precisa ser bem administrado e não pode virar caixa para despesas do dia a dia.

Quanto costuma ser cobrado

Não existe um percentual fixado no Código Civil. O valor da contribuição e as regras de formação do fundo ficam a cargo da convenção do condomínio. É comum encontrar percentuais entre 5% e 10% sobre o valor da cota ordinária.

Muitas convenções também definem um teto: quando o fundo atinge determinado valor, a contribuição é suspensa até que ele volte a ser usado. Se a sua convenção não fala em teto, a assembleia pode deliberar sobre o assunto.

Quando o fundo pode ser usado

A regra geral é usar o fundo para o que é imprevisto e necessário. Alguns exemplos típicos:

• reparos urgentes em equipamentos essenciais, como bombas, elevadores e portões;
• vazamentos e infiltrações que exigem ação imediata;
• danos causados por eventos inesperados, como tempestades;
• cobertura temporária de um déficit grave de caixa, quando aprovada pelos condôminos.

E o que não deveria sair do fundo:

• despesas ordinárias e previsíveis, como salários, contas de consumo e contratos mensais;
• obras de melhoria que não são urgentes, que devem ter arrecadação própria aprovada em assembleia;
• tapar buracos recorrentes de um orçamento mal dimensionado.

Se o fundo está sendo usado todo mês para fechar as contas, o problema não está no fundo: está no orçamento. Veja como revisá-lo em previsão orçamentária do condomínio.

Quem autoriza o uso

As regras variam conforme a convenção. Em muitos condomínios, o síndico pode usar o fundo em situações emergenciais, com prestação de contas posterior, enquanto usos não emergenciais dependem de aprovação em assembleia. Confira o que diz a sua convenção antes de mexer no dinheiro.

Mesmo quando o síndico tem autonomia, uma boa prática é comunicar o conselho assim que o fundo for usado, explicando o motivo e o valor. E repor o fundo depois, se a convenção ou a assembleia assim determinar.

Quem paga: proprietário ou inquilino?

Essa dúvida é frequente. Pela Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991), a constituição do fundo de reserva é uma despesa extraordinária, que cabe ao proprietário. Já a reposição do fundo, quando ele foi usado para cobrir despesas ordinárias, pode ser cobrada do inquilino.

Para o condomínio, o responsável pela cota perante o caixa continua sendo o proprietário. A divisão entre proprietário e inquilino é acertada entre eles, conforme o contrato de locação. Por isso, ajuda muito discriminar no demonstrativo da cota o que é contribuição ordinária e o que é fundo de reserva.

Como guardar e prestar contas do fundo

O fundo de reserva tem destino específico, então precisa aparecer separado do caixa do dia a dia:

1. Mantenha o saldo do fundo identificado, de preferência numa conta ou aplicação própria.
2. Registre cada entrada e cada saída com data, valor e motivo.
3. Mostre o saldo do fundo separadamente na prestação de contas, nunca somado ao caixa operacional.
4. Explique cada uso na assembleia, com os comprovantes.

Misturar o fundo com o caixa operacional dá uma falsa impressão de folga e pode levar a gastos que o condomínio não pode fazer. Explicamos como apresentar esses números em prestação de contas do condomínio.

Fundo de reserva não substitui manutenção

Um erro comum é economizar na manutenção preventiva contando com o fundo para as emergências. O resultado costuma ser o oposto: equipamentos que quebram mais cedo, reparos mais caros e um fundo que nunca consegue crescer. O planejamento de manutenção reduz as emergências e preserva a reserva. Veja como montar um em manutenção preventiva no condomínio.

Fundo de reserva, fundo de obras e cota extra

São coisas diferentes:

• Fundo de reserva: contribuição permanente para imprevistos.
• Fundo ou arrecadação de obras: cobrança com destino definido, como a pintura da fachada, aprovada em assembleia.
• Cota extra: cobrança pontual para uma despesa específica, também aprovada em assembleia.

Manter essa separação clara é o que permite aos condôminos entenderem para onde vai cada real.

Como recompor o fundo depois de usar

Quando o fundo é usado numa emergência, o ideal é reconstituí-lo para que o condomínio não fique desprotegido. As formas mais comuns são:

• manter a contribuição mensal até que o saldo volte ao patamar anterior;
• aprovar uma cota extra temporária em assembleia, quando o valor usado foi alto;
• incluir a recomposição na previsão orçamentária do ano seguinte.

Seja qual for o caminho, registre na ata a decisão e acompanhe o saldo na prestação de contas mensal. Um fundo que só diminui é um sinal de que o orçamento precisa de revisão.

Onde guardar o dinheiro do fundo

Como o fundo existe para emergências, ele precisa estar disponível rapidamente. Por isso, a maioria dos condomínios mantém a reserva numa aplicação de baixo risco e com liquidez diária, em nome do próprio condomínio. Aplicações com carência longa ou risco elevado não combinam com a finalidade do fundo. Se houver rendimento, ele deve ser registrado e incorporado ao saldo da reserva na prestação de contas.

Como o Conduh ajuda

No Conduh, você organiza receitas e despesas por categoria, então as contribuições ao fundo de reserva e os usos do fundo ficam identificados no extrato. Nada é apagado: correções são feitas por estorno, com registro de quem fez e quando.

Para obras, os projetos têm arrecadação separada, da votação à entrega. Os dashboards mostram o saldo real, o caixa operacional e os recursos extraordinários, de modo que o dinheiro com destino definido não se confunde com o que está livre para a rotina.

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado. Confira também a convenção e o regimento interno do seu condomínio.