Como convocar assembleia de condomínio: guia do edital à reunião

Para convocar uma assembleia de condomínio, o síndico publica e envia a todos os condôminos um edital de convocação com o tipo de assembleia, a data, o horário e o local (ou o link, se for virtual), a primeira e a segunda chamada e a pauta com os assuntos que serão votados. Tudo dentro do prazo e da forma previstos na convenção.

Parece burocracia, mas é aqui que muitas decisões começam a dar errado. Uma convocação falha, como a de um condômino que não foi avisado ou de um assunto que não estava na pauta, pode levar à anulação do que foi decidido. Vale fazer com cuidado.

Quem pode convocar

Convocar a assembleia é uma das atribuições do síndico (CC, art. 1.348, I). Mas ele não é o único:

• Assembleia ordinária (AGO): se o síndico não convocar a assembleia anual, 1/4 dos condôminos pode fazê-lo (CC, art. 1.350, §1º).
• Assembleia extraordinária (AGE): pode ser convocada pelo síndico ou por 1/4 dos condôminos (CC, art. 1.355).

A convenção pode prever outras regras, como a convocação pelo conselho. Se você tem dúvida sobre qual tipo de assembleia usar, veja AGO e AGE: diferenças.

Todos precisam ser convocados

O Código Civil é claro: a assembleia não pode deliberar se todos os condôminos não forem convocados (art. 1.354). Isso inclui:

• proprietários que não moram no prédio, no endereço que informaram ao condomínio;
• condôminos inadimplentes, que podem participar mesmo sem direito a voto;
• todos os coproprietários, quando a convenção assim exigir.

O que o edital de convocação precisa ter

1. Identificação do condomínio e do tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária).
2. Data e horário da primeira e da segunda convocação. É comum a segunda ser 30 minutos depois da primeira, se a convenção permitir.
3. Local ou, se for virtual, a plataforma e como acessar.
4. Pauta (ordem do dia), com cada assunto descrito de forma clara.
5. Regras de representação, como a possibilidade de votar por procuração.
6. Data e assinatura de quem convoca.

Como escrever a pauta

A pauta delimita o que pode ser decidido. Assunto que não está na pauta não pode ser votado. Por isso:

• seja específico: "Aprovação do orçamento para pintura da fachada, com três propostas anexas" é melhor que "Obras";
• anexe os documentos necessários, como orçamentos e a previsão orçamentária;
• use "assuntos gerais" só para informes e discussões, nunca para decisões importantes.

Com quanta antecedência convocar

O Código Civil não fixa um prazo mínimo. Quem define é a convenção, e o mais comum é algo entre 8 e 15 dias. Para assembleias com temas complexos, como obras caras ou mudança de convenção, uma antecedência maior dá tempo para os condôminos analisarem os documentos e reduz a chance de adiamento.

Como enviar a convocação

Siga a forma prevista na convenção. As mais usadas são:

• carta protocolada ou entregue com assinatura de recebimento;
• e-mail, quando a convenção permite ou quando os condôminos autorizaram esse canal;
• afixação em mural nas áreas comuns, como reforço, nunca como único meio para quem não mora no prédio.

Guarde os comprovantes de envio. Se alguém alegar que não foi convocado, é com eles que o condomínio se defende.

Assembleia virtual ou híbrida

Desde 2022, o Código Civil permite expressamente que a convocação, a realização e a deliberação de assembleias sejam eletrônicas (art. 1.354-A, incluído pela Lei 14.309/2022), desde que a convenção não proíba e que sejam preservados os direitos de voz, de debate e de voto dos condôminos.

Na prática, o edital de uma assembleia virtual deve explicar:

• qual plataforma será usada e como acessar;
• como os condôminos vão se identificar;
• como pedir a palavra e como votar;
• como será feito o registro dos votos e da presença.

Pense também em quem tem dificuldade com tecnologia. Uma assembleia híbrida, com participação presencial e on-line, costuma aumentar o comparecimento.

Quórum: pense antes de marcar a data

Alguns assuntos exigem quórum especial, como 2/3 dos condôminos para alterar a convenção (CC, art. 1.351). Se a pauta tem um item assim, a convocação precisa ser ainda mais cuidadosa, e vale incentivar a participação e as procurações. Veja as regras em quórum de assembleia de condomínio e em procuração para assembleia de condomínio.

Checklist de convocação

• Tipo de assembleia definido (AGO ou AGE)
• Pauta clara, com documentos anexos
• Data, horário, primeira e segunda chamada
• Local ou link de acesso
• Prazo de antecedência da convenção respeitado
• Todos os condôminos convocados, inclusive os que não moram no prédio
• Comprovantes de envio guardados

Depois da assembleia, o trabalho continua: tudo o que foi decidido precisa ser registrado. Veja como em ata de assembleia de condomínio.

Erros que levam à anulação

Alguns erros de convocação aparecem com frequência em disputas sobre assembleias:

• condôminos não convocados, especialmente proprietários que não moram no prédio;
• assuntos decididos sem estar na pauta, quase sempre em "assuntos gerais";
• prazo de antecedência menor que o previsto na convenção;
• forma de envio diferente da exigida pela convenção, como só um aviso no elevador;
• regras de votação virtual pouco claras, que impedem alguém de votar.

Todos eles são evitáveis com uma convocação bem planejada e um checklist simples.

Como o Conduh ajuda

No Conduh, você cria a reunião ou assembleia (AGO, AGE ou reunião comum), monta a pauta e envia o convite por e-mail aos convidados, cada um com um link pessoal para responder se vai participar. No dia, registra a presença e a representação por procuração, e depois a votação de cada item e os encaminhamentos.

A ata é gerada com versionamento e exportada em PDF ou DOCX. O envio da ata aos condôminos é feito por você, no momento que escolher. O sistema registra as votações, mas não afirma a validade jurídica das deliberações: isso depende do cumprimento da convenção e da lei.

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado. Confira também a convenção e o regimento interno do seu condomínio.