Ata de assembleia de condomínio: o que escrever e como registrar

A ata de assembleia de condomínio é o documento que registra oficialmente o que aconteceu na reunião: quem estava presente, o que foi discutido, como cada assunto foi votado e o que foi decidido. Ela é redigida pelo secretário da mesa, assinada pelo presidente e pelo secretário e deve ser enviada aos condôminos.

É a ata que dá força às decisões. Uma obra aprovada, uma cota extra, a eleição do síndico: tudo isso precisa estar bem registrado para ser cumprido e, se for o caso, defendido. Uma ata vaga ou incompleta é uma fonte de conflito para os meses seguintes.

Quem redige e quem assina

No início da assembleia, os presentes escolhem uma mesa, normalmente formada por:

• Presidente: conduz a reunião, organiza as falas e coloca os assuntos em votação.
• Secretário: anota o que acontece e redige a ata.

Muitas convenções recomendam que o síndico não presida a assembleia, especialmente quando as contas dele estão em votação. Verifique o que diz a sua. Ao final, a ata é assinada pelo presidente e pelo secretário. Alguns condomínios também colhem a assinatura dos presentes ou anexam a lista de presença assinada.

O que a ata precisa conter

Abertura

1. Nome do condomínio e tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária).
2. Data, horário de início e local, ou a plataforma, se for virtual.
3. Referência à convocação: data de envio e pauta.
4. Em qual chamada a assembleia foi instalada (primeira ou segunda).
5. Composição da mesa.

Presença e quórum

• Número de unidades presentes e representadas por procuração.
• Referência à lista de presença, que fica anexa.
• Quórum verificado para cada votação, quando houver assunto com quórum especial.

Se tiver dúvida sobre os quóruns, veja quórum de assembleia de condomínio.

Discussão e votação de cada item

Para cada assunto da pauta, na ordem da convocação:

• um resumo objetivo da discussão, com as principais posições;
• a proposta colocada em votação, com o texto exato;
• o resultado: votos a favor, contra e abstenções;
• a decisão tomada.

Não é preciso transcrever cada fala. O objetivo é que alguém que não estava presente entenda o que foi decidido e por quê.

Encaminhamentos

Para cada decisão que exige ação, registre quem é o responsável e qual é o prazo. Por exemplo: "O síndico apresentará três orçamentos de impermeabilização até 30 de novembro". Isso transforma a ata num plano de ação, e não só num registro.

Encerramento

• Horário de término.
• Declaração de que nada mais havendo a tratar, a ata foi lavrada.
• Assinaturas do presidente e do secretário.

Dicas para redigir uma ata clara

• Escreva durante a assembleia, num modelo já preparado com a pauta. Deixar para depois aumenta o risco de esquecer detalhes.
• Leia as propostas em voz alta antes de votar, e registre exatamente aquele texto.
• Use linguagem simples e neutra, sem adjetivos ou opiniões.
• Registre números, não impressões. "Aprovado por 18 votos a 5, com 2 abstenções" é melhor que "aprovado pela maioria".
• Evite dados pessoais desnecessários, como CPF ou telefone de moradores.

Precisa registrar a ata em cartório?

A lei não obriga o registro de toda ata. Mas ele é muito comum, e às vezes necessário, em situações como:

• eleição do síndico, para que ele possa movimentar a conta bancária e representar o condomínio perante bancos e órgãos públicos;
• alteração da convenção;
• decisões que precisam ser comprovadas perante terceiros.

O registro costuma ser feito no cartório de registro de títulos e documentos. Confirme com o cartório e com o banco quais documentos eles exigem.

Enviando a ata aos condôminos

Depois de assinada, a ata deve ser enviada a todos os condôminos, inclusive aos que não compareceram. O prazo e a forma costumam estar na convenção. Enviar rapidamente evita boatos e dá a todos a chance de conhecer as decisões.

Também vale guardar a ata e seus anexos num arquivo organizado do condomínio: lista de presença, procurações, propostas votadas e documentos apresentados.

E se a ata tiver um erro?

Erros de digitação ou omissões podem ser corrigidos por meio de uma retificação, aprovada pelos condôminos, normalmente na assembleia seguinte. Nunca altere uma ata já assinada e distribuída. Se houver controle de versões, cada versão deve ficar guardada, para que se saiba exatamente o que mudou.

A ata e a prestação de contas

A ata da AGO é especialmente importante, porque registra a aprovação das contas e do orçamento. Ela será consultada ao longo do ano sempre que alguém questionar uma despesa ou o valor da cota. Veja o que apresentar nessa assembleia em prestação de contas do condomínio, e como organizar a convocação em como convocar assembleia de condomínio.

Erros comuns em atas

• Registrar só "aprovado", sem o número de votos.
• Omitir a proposta exata, o que gera discussão sobre o que foi decidido.
• Misturar AGO e AGE sem separar os assuntos.
• Esquecer os encaminhamentos, deixando as decisões sem responsável.
• Demorar semanas para enviar, abrindo espaço para versões informais.

Modelo de trecho de votação

Um exemplo de como registrar um item da pauta de forma objetiva:

"Item 2 – Pintura da fachada. O síndico apresentou três orçamentos, anexos a esta ata. Após discussão sobre prazos e forma de pagamento, foi colocada em votação a proposta de contratar a empresa B, pelo valor apresentado, em seis parcelas mensais, com arrecadação por cota extra rateada conforme a convenção. Resultado: 22 votos a favor, 4 contra e 1 abstenção. Proposta aprovada. Encaminhamento: o síndico assinará o contrato até 15 de novembro."

Como o Conduh ajuda

No Conduh, a ata nasce da própria reunião: a pauta, a presença, as procurações, as votações de cada item e os encaminhamentos registrados no sistema alimentam o documento. A ata é versionada e exportada em PDF ou DOCX.

O envio da ata aos condôminos é manual, feito por você quando a versão final estiver pronta. O sistema registra as votações, mas não afirma a validade jurídica das decisões: isso depende do cumprimento da convenção e da lei.

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado. Confira também a convenção e o regimento interno do seu condomínio.