Novo síndico: o que fazer nos primeiros 30 dias

Nos primeiros 30 dias, o novo síndico deve se concentrar em quatro frentes: assumir formalmente o cargo (ata registrada, banco e documentos), entender a situação financeira real, conhecer contratos, fornecedores e o estado de manutenção do prédio e, por fim, comunicar aos moradores o que encontrou e o que pretende fazer. Resolver tudo de uma vez não é possível; organizar a casa é.

O começo do mandato define o tom dos próximos dois anos. Quem assume com método ganha confiança rapidamente. Quem sai resolvendo urgências sem diagnóstico corre o risco de repetir os erros da gestão anterior.

Semana 1: assuma formalmente o cargo

Documentos da eleição

• Pegue a ata da assembleia que o elegeu, assinada.
• Registre a ata em cartório, se o banco ou a convenção exigirem. Normalmente é o registro de títulos e documentos.
• Atualize o cadastro do condomínio na Receita Federal, quando necessário, como responsável pelo CNPJ.

Banco

• Leve a ata ao banco para alterar os representantes da conta.
• Revogue os acessos da gestão anterior e defina quem terá acesso daqui em diante.
• Peça os extratos dos últimos 12 meses.

Passagem de bastão

Peça à gestão anterior, de preferência por escrito, a entrega de:

1. Contratos vigentes com fornecedores e prestadores de serviço.
2. Apólice do seguro da edificação.
3. Senhas e acessos: banco, sistemas, e-mails, portais de órgãos públicos.
4. Chaves, controles e cadastros.
5. Livros de atas, convenção, regimento interno e plantas.
6. Relação de processos judiciais em andamento.
7. Relação de pendências e obras em curso.

Semana 2: entenda a situação financeira

Antes de qualquer decisão, você precisa saber onde está pisando:

• Saldo real: confira o saldo das contas e aplicações com os extratos do banco.
• Fundo de reserva e recursos de obras: quanto existe e se está separado do caixa.
• Inadimplência: quais unidades estão em atraso, desde quando e se há acordos em andamento.
• Contas a pagar: o que vence nos próximos meses, incluindo despesas anuais.
• Orçamento aprovado: o que foi previsto para o ano e quanto já foi realizado.

Se a última prestação de contas foi apresentada, use-a como ponto de partida. Veja o que ela deveria conter em prestação de contas do condomínio.

Cuidado com a inadimplência antiga

Dívidas esquecidas podem prescrever: a cobrança de cotas prescreve em 5 anos, contados do vencimento de cada parcela. Faça uma lista das mais antigas e priorize-as.

Semana 3: contratos, fornecedores e manutenção

Contratos

Para cada contrato, anote: objeto, valor, data de reajuste, prazo e multa de rescisão. É comum encontrar contratos vencidos, renovados automaticamente ou com valores acima do mercado.

Seguro

Confirme se o seguro da edificação está vigente. Ele é obrigatório (CC, art. 1.346) e contratá-lo é uma das atribuições do síndico (art. 1.348, IX).

Manutenção

Faça uma ronda pelo prédio com o zelador ou o responsável pela manutenção e verifique:

• elevadores, bombas, portões e geradores, com os contratos de manutenção;
• sistema de combate a incêndio e a validade da documentação junto ao Corpo de Bombeiros;
• caixas d'água, com a data da última limpeza;
• telhado, fachada e áreas com sinais de infiltração.

Com esse diagnóstico, monte ou revise o plano de manutenção. Veja como em manutenção preventiva no condomínio.

Semana 4: comunique e planeje

Converse com os moradores

Envie um comunicado curto apresentando-se, informando os canais de contato e resumindo o que encontrou: situação financeira, pendências e prioridades. Transparência no início evita boatos e cria um clima de colaboração.

Monte um plano para o mandato

Separe as ações em três grupos:

1. Urgentes: riscos à segurança, seguro vencido, equipamentos parados, dívidas perto de prescrever.
2. Importantes: renegociação de contratos, redução da inadimplência, organização das finanças.
3. Melhorias: obras de valorização, novas regras de convivência, modernização da gestão.

Apresente o plano ao conselho e, se envolver decisões que cabem aos condôminos, leve à assembleia.

Cuide dos dados pessoais

Ao receber cadastros de moradores, funcionários e prestadores, lembre-se de que você passa a ser responsável por esses dados. Veja os cuidados básicos em LGPD no condomínio.

Erros comuns no início do mandato

• Começar trocando fornecedores sem entender os contratos e as multas de rescisão.
• Assumir sem conferir o saldo com o banco.
• Não registrar o que foi recebido da gestão anterior.
• Prometer obras antes de conhecer a situação financeira.
• Concentrar tudo em si, sem envolver o conselho.

Para entender o conjunto das responsabilidades do cargo, leia funções do síndico.

Monte um painel simples de acompanhamento

Ao final do primeiro mês, vale ter um resumo de uma página com os números que você vai acompanhar durante todo o mandato:

• saldo real das contas e do fundo de reserva;
• total da inadimplência e número de unidades em atraso;
• despesas do mês comparadas ao orçamento;
• próximas manutenções e vencimentos de contratos e seguro;
• pendências abertas e prazos combinados.

Atualize esse painel todo mês e compartilhe com o conselho. Ele vira a base das conversas com os condôminos e da prestação de contas no fim do ano.

Conheça as pessoas que fazem o prédio funcionar

Converse com o zelador, os porteiros e a equipe de limpeza logo nas primeiras semanas. Eles conhecem os problemas recorrentes, os equipamentos que dão defeito e as reclamações mais frequentes. Ouvir a equipe é a forma mais rápida de entender a rotina real do condomínio.

Como o Conduh ajuda

Começar o mandato com o Conduh significa organizar a casa num só lugar. Você importa o histórico de cobranças, despesas e extrato a partir de planilhas Excel ou CSV, conferindo antes de gravar, e passa a ter os dashboards de saldo real, caixa operacional e recursos extraordinários desde o primeiro mês.

A inadimplência aparece por unidade, com multa e juros calculados conforme as regras do condomínio. Documentos, comunicados, manutenção preventiva, unidades e acessos ficam registrados no sistema. Os perfis de acesso permitem dar ao conselho visão de leitura de toda a gestão, e os dados têm cópias de segurança diárias.