Previsão orçamentária do condomínio: como fazer em 7 passos

A previsão orçamentária do condomínio é a estimativa de todas as receitas e despesas do próximo ano, usada para definir o valor da cota de cada unidade. Ela é elaborada pelo síndico e aprovada pelos condôminos na assembleia geral ordinária.

Um orçamento bem feito evita duas situações ruins: cota alta demais, que gera reclamação, ou cota baixa demais, que obriga a cobrar extras no meio do ano. O caminho para acertar é partir de dados reais e ser realista com os riscos.

O que diz a lei

Elaborar o orçamento da receita e da despesa de cada ano é uma das atribuições do síndico (CC, art. 1.348, VI). A aprovação cabe à assembleia geral ordinária, que deve acontecer todo ano (CC, art. 1.350). Entenda a diferença entre os tipos de assembleia em AGO e AGE: diferenças.

Passo a passo para montar o orçamento

1. Levante o histórico dos últimos 12 meses

Comece pelo que já aconteceu. Separe todas as despesas do último ano por categoria: pessoal, encargos, água, energia, gás, manutenção, limpeza, segurança, administração, seguros. Se o condomínio tem uma boa prestação de contas, esse trabalho já está praticamente pronto.

2. Separe despesas fixas e variáveis

• Fixas: folha de pagamento, contratos de manutenção, administradora, seguro.
• Variáveis: água, energia, pequenos reparos, material de limpeza.

As fixas são fáceis de prever. As variáveis pedem uma média dos últimos meses, com atenção à sazonalidade, como a conta de água mais alta no verão.

3. Aplique os reajustes previstos

Para cada despesa, pense no que vai mudar no próximo ano:

• dissídio dos funcionários;
• reajuste anual dos contratos, conforme o índice previsto em cada um;
• tarifas de água, energia e gás;
• renovação do seguro da edificação.

4. Inclua manutenção preventiva e obras planejadas

Equipamentos como elevadores, bombas e portões têm custos de manutenção previsíveis. Obras maiores, como pintura de fachada ou impermeabilização, podem ser financiadas por arrecadação extra aprovada em assembleia. Um plano de manutenção atualizado ajuda a prever esses valores.

5. Considere a inadimplência

Se, em média, 8% das cotas não são pagas no mês, o orçamento precisa considerar isso. Ignorar a inadimplência é a causa mais comum de caixa negativo no meio do ano.

6. Defina a contribuição para o fundo de reserva

O fundo de reserva protege o condomínio contra imprevistos. O percentual costuma estar definido na convenção. Explicamos como funciona em fundo de reserva do condomínio.

7. Calcule a cota de cada unidade

Com o total anual de despesas, inadimplência e fundo de reserva, divida por 12 para chegar ao valor mensal. Depois, faça o rateio entre as unidades. Salvo disposição diferente na convenção, a divisão é feita pela fração ideal de cada unidade (CC, art. 1.336, I). Veja exemplos em rateio de despesas pela fração ideal.

Como apresentar o orçamento na assembleia

Envie a proposta junto com a convocação, para que os condôminos cheguem à assembleia já informados. Na apresentação:

• mostre o total do orçamento e a variação em relação ao ano anterior;
• explique os principais reajustes e de onde vieram;
• destaque as obras e despesas novas;
• mostre o impacto na cota de uma unidade típica.

Algumas convenções ou assembleias exigem votação item a item para despesas específicas, como uma obra ou um novo contrato. Nesses casos, separe esses itens e registre o resultado de cada votação na ata.

Acompanhe o orçamento durante o ano

O orçamento não termina na aprovação. Compare mensalmente o previsto com o realizado em cada categoria. Desvios pequenos são normais. Desvios grandes pedem explicação e, às vezes, ajuste de rota antes que virem déficit.

Quando a diferença for estrutural, como um reajuste de tarifa muito acima do esperado, é melhor levar o assunto a uma assembleia extraordinária do que acumular prejuízo até o fim do ano.

Erros comuns na previsão orçamentária

• Copiar o orçamento do ano anterior sem revisar contratos e tarifas.
• Ignorar a inadimplência, contando com 100% de arrecadação.
• Esquecer despesas anuais, como seguro e taxas, que pesam num mês só.
• Usar o fundo de reserva para fechar a conta de despesas do dia a dia.
• Não acompanhar o realizado, descobrindo o problema só na assembleia seguinte.

Exemplo simplificado

Imagine um condomínio que gastou, no último ano, R$ 240.000,00 em despesas ordinárias. Para o próximo ano, o síndico prevê:

• reajuste médio de 6% nos contratos e salários: R$ 254.400,00;
• uma despesa nova com a manutenção do sistema de bombas: mais R$ 6.000,00;
• total de despesas previstas: R$ 260.400,00.

A inadimplência média foi de 5%. Para que o caixa receba o necessário mesmo com esse atraso, o total a arrecadar fica em cerca de R$ 274.100,00 (260.400 ÷ 0,95). Somando a contribuição ao fundo de reserva prevista na convenção, chega-se ao valor anual. Dividido por 12, temos o valor mensal a ratear entre as unidades.

Os números são ilustrativos, mas o raciocínio é sempre o mesmo: partir do realizado, ajustar pelo que vai mudar, considerar a inadimplência e só então ratear.

Envolva o conselho antes da assembleia

Antes de enviar a proposta aos condôminos, revise o orçamento com o conselho. Eles costumam conhecer o histórico do prédio, lembram de despesas que se repetem e ajudam a antecipar as perguntas da assembleia. Um orçamento que chega à votação já discutido com o conselho tende a ser aprovado com menos atrito e mais confiança.

Como o Conduh ajuda

No Conduh, a previsão orçamentária anual fica registrada no sistema, com votação de itens quando a assembleia ou a convenção exigir. Ao longo do ano, os dashboards mostram receitas × despesas mês a mês e ano a ano, e as despesas lançadas por categoria permitem comparar o que foi previsto com o que foi realizado.

Os projetos e obras têm arrecadação separada, então o dinheiro reservado para uma obra não se confunde com o caixa operacional. E se o histórico está em planilhas, você pode importar despesas e extrato de arquivos Excel ou CSV, conferindo tudo antes de gravar.