Notificação extrajudicial de condomínio: o que incluir e enviar

A notificação extrajudicial de condomínio é o documento formal que informa ao condômino o valor que ele deve, parcela por parcela, e dá um prazo para pagar ou negociar antes de o caso ir para a Justiça. Ela deve ser enviada de forma que o recebimento possa ser comprovado e precisa trazer valores corretos e linguagem respeitosa.

Muitos síndicos tratam a notificação como uma formalidade. É um erro: bem feita, ela resolve boa parte dos casos sem processo. Mal feita, com valores errados ou tom ameaçador, ela atrasa a cobrança e pode até virar argumento contra o condomínio.

Para que serve a notificação

A notificação cumpre três funções ao mesmo tempo:

• Informar o devedor, de maneira clara e documentada, sobre o débito e como regularizá-lo.
• Abrir a negociação, mostrando que o condomínio está disposto a fazer um acordo.
• Registrar a tentativa amigável, o que mostra boa-fé e organiza o histórico da cobrança caso ela chegue à Justiça.

Ela não é obrigatória para entrar com a execução da cota condominial, mas é uma etapa muito recomendada. Na maioria dos casos, o morador paga ou negocia depois de recebê-la.

Quando enviar

Não há um prazo legal. O mais comum é enviar a notificação depois que o lembrete amigável e o contato direto não funcionaram, algo entre 30 e 60 dias de atraso. O importante é ter um critério único para todos os condôminos e segui-lo. Tratar casos iguais de forma diferente gera desconfiança e reclamação.

A notificação faz parte de uma sequência maior de cobrança. Veja todas as etapas em como cobrar condômino inadimplente.

O que a notificação precisa conter

Uma notificação completa responde, sem margem para dúvida, a quatro perguntas: quem deve, quanto deve, por quê e o que fazer agora.

Identificação

• Nome e CNPJ do condomínio, com endereço.
• Nome do condômino notificado e identificação da unidade.
• Data de emissão e identificação de quem assina (síndico ou administradora).

Débito detalhado

Esta é a parte mais importante. Liste cada parcela em atraso separadamente:

1. Mês de referência e data de vencimento.
2. Valor original.
3. Multa (até 2%).
4. Juros de mora, conforme a convenção ou 1% ao mês se ela for omissa.
5. Correção monetária, se a convenção previr.
6. Total da parcela atualizado até a data da notificação.

No final, o total geral do débito. Se tiver dúvida sobre como fazer essas contas, veja multa e juros de condomínio: como calcular.

Prazo e caminhos para regularizar

Informe um prazo razoável para o pagamento, por exemplo, 10 ou 15 dias, e os canais para pagar ou negociar. Deixe claro que existe a possibilidade de acordo. Isso aumenta muito a chance de resposta.

Consequências, sem ameaça

É legítimo informar que, sem pagamento ou acordo no prazo, o débito poderá ser cobrado judicialmente. O tom deve ser informativo. Frases como "você será exposto" ou "vamos cortar o seu acesso" não cabem e podem gerar problema para o condomínio.

Como enviar e comprovar o recebimento

O valor da notificação depende de você conseguir provar que ela foi entregue. As formas mais usadas são:

• Carta com aviso de recebimento (AR) pelos Correios, guardando o comprovante assinado.
• Entrega em mãos, com assinatura e data numa cópia que fica com o condomínio.
• Cartório de títulos e documentos, que faz a entrega e certifica o envio. É a forma mais robusta, porém com custo.
• E-mail, quando o condômino tem endereço cadastrado e responde ou confirma a leitura. Funciona melhor como complemento a uma das formas acima.

Se o proprietário não mora no imóvel, envie para o endereço de correspondência que ele informou ao condomínio. A dívida é do proprietário, mesmo quando a unidade está alugada.

Erros que enfraquecem a notificação

• Valor errado ou sem detalhamento. "O senhor deve R$ 3.000" não basta. Sem a conta por parcela, o morador contesta e a negociação trava.
• Multa acima de 2% ou juros sobre a multa.
• Exposição do devedor, como enviar a notificação em grupo de mensagens ou deixá-la visível na portaria.
• Falta de prova de envio, o que transforma o documento em uma simples carta.
• Valores que não batem com outros documentos. Se o acordo ou o relatório para o advogado trouxer números diferentes da notificação, a credibilidade da cobrança cai.

Depois da notificação

Se o condômino pagar, registre o pagamento e encerre o caso. Se ele quiser negociar, formalize tudo num termo de acordo assinado, com entrada, parcelas e consequências em caso de novo atraso. Veja como fazer em acordo de parcelamento de dívida de condomínio.

Se não houver resposta no prazo, o próximo passo é encaminhar o caso à assessoria jurídica, com a notificação, o comprovante de recebimento e o histórico de contatos. Quanto mais organizado estiver esse material, mais rápido o advogado consegue agir.

Estrutura sugerida para o texto

Se você vai redigir a notificação do zero, uma ordem simples ajuda a não esquecer nada:

1. Cabeçalho: dados do condomínio, do notificado e da unidade.
2. Abertura: a informação de que existem cotas em aberto, em tom neutro.
3. Quadro do débito: a tabela com cada parcela, encargos e total.
4. Prazo: a data-limite para pagamento ou contato.
5. Canais: como pagar e com quem falar para negociar.
6. Consequência: a informação de que, sem resposta, o caso poderá ser encaminhado à cobrança judicial.
7. Encerramento: local, data e assinatura.

Evite anexar documentos que exponham outros condôminos e não inclua na notificação informações pessoais que não sejam necessárias para a cobrança.

Como o Conduh ajuda

No Conduh, a notificação extrajudicial é gerada em Word (.docx) a partir das cobranças em aberto da unidade, com multa e juros calculados pelo sistema conforme as regras do seu condomínio. Você revisa, ajusta o texto se precisar e envia pelo meio que preferir.

Cada emissão fica registrada no histórico, com a data e quem gerou. Se o caso evoluir, o detalhamento de débitos, o acordo de negociação e o relatório para a assessoria jurídica saem com os mesmos valores, sem retrabalho e sem divergência entre documentos.

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado. Confira também a convenção e o regimento interno do seu condomínio.